كشفت مؤسسة الأبحاث العالمية (جارتنر) عن خطوات تساعد الشركات والمؤسسات على مواجهة الرياح الاقتصادية المعاكسة في الوقت الراهن والتي قد تدفعها إلى إبرام عقود تمتد لسنوات عديدة مثل الاتفاقيات التي تُعقد لدى توريد البرمجيات والخدمات السحابية.
وبهذه المناسبة، قال مدير التحليلات الأول لدى شركة (جارتنر)، (ستيفن وايت) إنه ينبغي لمديري مصادر التقنية والتوريد والمشتريات اتخاذ إجراء فوري للتخفيف من حدة الضغوطات المالية على شركاتهم لمُدَد تمتد من 6 إلى 24 شهرًا، مشددًا على ضرورة اتخاذ القادة أفعال تحمي شركاتهم من الاضطرابات المالية وترسخ دعائم المرونة فيها من أجل مواجهة المجهول الذي قد يأتي مستقبلًا.
وتنصح (جارتنر) الشركات التي قد تتعرض لضغوطات تخفيض النفقات بأن تأخذ بعين الاعتبار ثلاث خطوات من شأنها تحقيق الوفورات في التكاليف وإعادة هيكلة دفعات عقود توريد البرمجيات والخدمات السحابية.
الخطوة الأولى: حثّ شركات التوريد على إعادة هيكلة العقود
تنصح (جارتنر) الشركات أن تستهل مفاوضات إعادة الهيكلة مع الموردين بتحديد توقعاتها وإرسالها إليهم كتابيًا، على أن تشير إلى اتخاذها إجراءات تعالج القيود المالية المفروضة نتيجة المناخ الاقتصادي الراهن، وبأنها تنظر إلى العلاقة القائمة معهم بعين التقدير دومًا، مع إعطاء الأولوية في الوقت ذاته للحصول على تنازلات متعلقة بشروط العقد وبنوده. وقد تشمل التعديلات المطروحة على طاولة المفاوضات:
موضوعات ذات صلة بما تقرأ الآن:
- طلب السداد بالأقساط أو الدفع كل أربعة أو ستة أشهر بدلًا عن الدفع على أساس السنوي مثلًا.
- تغيير شروط الدفع المعتادة.
- وضع حدود أو أسقف للأسعار.
- تمديد العقود مؤقتًا.
- تمديد المدة اللازمة للاستفادة من البنى التحتية السحابية وعقود خدمات المنصات الرقمية.
الخطوة الثانية: تقليص البرمجيات الفائضة والدعم الفني وتأجيل عمليات التدقيق
لتحقيق أعلى مستوى من ترشيد تكاليف تقنية المعلومات، يجب أن تحاول الشركات خفض الدفعات المستقبلية، وذلك لأن استرداد المبالغ أو الأرصدة المتعلقة بالدفعات المسددة سابقًا مسألة صعبة جدًا.
ويأتي من خيارات تخفيض نفقات الحوسبة السحابية:
- مراجعة عقود البرمجيات المقدمة كخدمة من أجل تخفيضات محتملة للأسعار.
- الانتقال إلى مقاييس مرنة من أجل التسعير.
- طلب رخص مجانية للبرمجيات أو رخص تعتمد على الاستخدام.
- الاستفادة من العمليات المالية السحابية لمنع التبذير في استهلاك خدمات البنى التحتية والمنصات.
- الانتقال إلى نسخة من المنتج تتيح عددًا أقل من المزايا بما يتماشى مع متطلبات الاستخدام.
وهناك عدة خيارات متاحة أمام الشركات فيما يتعلق بخفض تكاليف البرمجيات:
- تأخير طلب الدعم والصيانة لأجل مؤقت.
- حجب الدعم والصيانة عن البرمجيات الفائضة.
- إنهاء الدعم والصيانة.
- الحصول على الدعم الفني من أطراف أخرى.
- تقليص مستوى الدعم.
- مطالبة شركات التوريد بتأجيل عمليات التدقيق.
الخطوة الثالثة: تعزيز القوة التفاوضية
يجب على مديري مصادر التقنية والتوريد والمشتريات المحافظة على الواقعية خلال التفاوض مع الموردين الذين لن يقدموا تنازلات مقابل المطالب المطروحة ما لم يحددوا السياق الذي يلبي مصالحهم. ولذلك يجب الاستعداد لتوضيح الأسباب التي تجعل الموردين يتنازلون لصالح تلبية المطالب وإقناعهم بأن التعاون يصب في مصلحتهم.
ومن الطرق المجربة لتعزيز القوة التفاوضية:
- تجنب إثارة غضب شركة التوريد أو استيائها.
- استكشاف مصالح شركة التوريد لأبعد من الإيرادات المباشرة.
- طرح التحديات أمام شركة التوريد لتمكين الإنتاجية.
- عمل تقييم لشركات التوريد المنافسة والبدائل والخيارات المتاحة.
- ترشيد عدد شركات التوريد المعتمدة بالنظر إلى التنافسية.
